Protokół z przeglądu gaśnic — co musi zawierać (wzór)

Dlaczego nie ma urzędowego wzoru protokołu

Jeśli szukasz gotowego formularza narzuconego przez przepisy, nie znajdziesz go — bo taki wzór nie istnieje. Ani rozporządzenie MSWiA z 7 czerwca 2010 r., ani ustawa o ochronie przeciwpożarowej nie określają, jak ma wyglądać protokół z przeglądu gaśnic. Przepisy mówią, że przegląd trzeba wykonać (§ 3 rozporządzenia), ale nie mówią, jak udokumentować jego przebieg.

Treść protokołu wynika więc z trzech źródeł: instrukcji producenta gaśnicy, Polskich Norm i należytej staranności zawodowej wykonawcy. To dobra wiadomość dla firm, które szukają „oficjalnego wzoru do pobrania” — takiego dokumentu po prostu nie ma, więc żaden dostawca oprogramowania ani portal branżowy nie może uczciwie twierdzić, że go sprzedaje. Jest za to ugruntowany, powtarzalny standard tego, co dobry protokół powinien zawierać — i o nim jest ten artykuł.

Wystarczy wpisać w wyszukiwarce „wzór protokołu przeglądu gaśnic”, żeby trafić na kilkanaście różniących się formularzy, z których każdy przedstawia się jako obowiązujący. Żaden nie jest bardziej urzędowy od pozostałych. Różnice w układzie biorą się stąd, że każda firma serwisowa dopracowała swój dokument na podstawie tego, czego faktycznie oczekują kontrolerzy PSP, ubezpieczyciele i klienci — nie z odgórnego wzorca.

Po co w ogóle protokół, skoro nie ma wzoru

Skoro przepisy nie precyzują treści protokołu, część firm traktuje go po macoszemu — kilka zdań na kartce, pieczątka, podpis. To błąd: protokół to przede wszystkim dowód, że właściciel lub zarządca obiektu wywiązał się z obowiązku z art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie przeciwpożarowej — zapewnienia konserwacji gaśnic w sposób gwarantujący ich sprawne działanie. Sam fakt zlecenia przeglądu nic nie znaczy bez dokumentu, który to potwierdza. To też pierwsza rzecz, której szuka strażak z Państwowej Straży Pożarnej podczas czynności kontrolno-rozpoznawczych — protokół bez daty następnego przeglądu wydłuża kontrolę zamiast ją zamknąć. Ten sam dokument bywa argumentem w sporze z ubezpieczycielem po pożarze — to, czy istnieje, może, zależnie od zapisów OWU danej polisy, zaważyć na ograniczeniu lub odmowie wypłaty odszkodowania. I wreszcie to z niego, a nie z pamięci technika, wynika termin kolejnej wizyty i historia serwisowa konkretnego urządzenia.

Ustawa dopuszcza przy tym przeniesienie obowiązku konserwacji umową na inny podmiot (art. 4 ust. 1a) — właściciel obiektu zleca przegląd firmie serwisowej właśnie po to, żeby to ona wzięła na siebie odpowiedzialność wykonawczą. Wtedy protokół jest dowodem, że firma serwisowa faktycznie się z tego obowiązku wywiązała, niezależnie od tego, kto formalnie odpowiada za obiekt.

Co musi zawierać dobry protokół

Dobry protokół przeglądu gaśnic trzyma się kilku zasad, mimo braku odgórnego wzoru: tego oczekuje kontroler PSP, ubezpieczyciel i sam klient, gdy sprawdza, czy zapłacił za rzetelną robotę.

• Dane wykonawcy — nazwa firmy serwisowej, NIP, dane kontaktowe, numer protokołu. Bez tego klient nie ma jak zweryfikować, kto faktycznie wykonał przegląd, gdy zmienia dostawcę usługi.
• Dane klienta i lokalizacji — nazwa obiektu, adres, konkretne pomieszczenie lub kondygnacja, jeśli przegląd obejmuje kilka lokalizacji. Przy obiekcie wielobudynkowym to jedyny sposób, żeby protokół dało się jednoznacznie przypisać do konkretnego miejsca.
• Data przeglądu i data następnego terminu — bez tego drugiego protokół jest bezużyteczny do planowania kolejnej wizyty.
• Tabela urządzeń, dla każdej gaśnicy osobno: numer fabryczny i numer ewidencyjny, model, producent, umiejscowienie, wynik przeglądu (sprawna / niesprawna / wycofana), uwagi technika. Numer fabryczny ma tu największe znaczenie — bez niego nie da się odróżnić dwóch identycznych modeli stojących w tym samym korytarzu.
• Wykonane czynności — co faktycznie sprawdzono i skonserwowano, nie „przegląd wykonano” jednym zdaniem. Kontrola wzrokowa, sprawdzenie ciśnienia, masy, plomby i oznakowania to osobne czynności — zapis zbiorczy niczego konkretnego nie potwierdza.
• Dane i podpis technika wykonującego przegląd, najlepiej z informacją o jego kwalifikacjach — nazwą szkolenia albo autoryzacji producenta, którą się legitymuje.
• Zdjęcia stanu urządzenia (opcjonalnie) — przy usterce albo nietypowym umiejscowieniu zdjęcie mówi więcej niż opis słowny.

Prawo nie wymaga do wykonywania przeglądów państwowej licencji — wymaga kompetencji zgodnej z instrukcją producenta i zwykle także jego autoryzacji. Dlatego dobry protokół podaje podstawę kwalifikacji technika obok samego podpisu: łatwiej wtedy odpowiedzieć kontrolerowi, kto i na jakiej podstawie dokument podpisał.

Makieta takiego wzoru wygląda tak:

PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU GAŚNIC nr .......... / data ..........

Wykonawca: [nazwa firmy, NIP, kontakt]
Klient: [nazwa, adres]
Lokalizacja: [budynek / piętro / pomieszczenie]

| Nr fabr. | Nr ewid. | Model    | Producent | Umiejscowienie | Ostatni przegląd | Wynik    | Uwagi |
|----------|----------|----------|-----------|-----------------|-------------------|----------|-------|
| ...      | ...      | GP-6x    | ...       | Korytarz I p.   | ...               | sprawna  | ...   |

Wykonane czynności: [kontrola wzrokowa, ciśnienia, plomby, masy, oznakowania...]
Termin następnego przeglądu: ..........

Podpis technika: ..........   Kwalifikacje: ..........

Taka struktura sprawdza się niezależnie od tego, czy protokół powstaje na papierze, czy w oprogramowaniu — różnica jest w tym, ile z tych pól wypełnia się ręcznie, a ile samo się uzupełnia z historii urządzenia.

Podpis i wiarygodność dokumentu

Papierowy protokół z podpisem odręcznym i ręcznie wpisaną datą ma jedną słabą stronę: nic w nim nie potwierdza, że data jest prawdziwa, a dokument nie został później zmieniony. W razie sporu to słowo technika przeciwko wątpliwościom kontrolera czy ubezpieczyciela.

PPOŻ Manager podpisuje protokół elektronicznie i dokłada kwalifikowany znacznik czasu RFC 3161 — to nie jest podpis kwalifikowany, tylko niezależne potwierdzenie, że dokument w tej treści istniał w danym momencie, dzięki czemu datę i treść można zweryfikować na stronie o protokołach PDF bez polegania na słowie technika.

Najczęstsze braki w protokołach

Z doświadczenia branży, kilka błędów powtarza się na tyle często, że warto je świadomie wykluczyć z własnego szablonu:

• Brak numeru fabrycznego — bez niego nie da się jednoznacznie zidentyfikować konkretnej gaśnicy, jeśli w budynku jest ich kilkanaście tego samego modelu.
• Brak daty następnego przeglądu — protokół staje się dokumentem jednorazowym zamiast elementem planowania.
• Brak informacji o kwalifikacjach podpisującego — przy kontroli PSP to jedno z pierwszych pytań: kto to podpisał i na jakiej podstawie.
• Jeden protokół na wiele lokalizacji bez rozbicia — wygodne dla wykonawcy, ale nieczytelne dla klienta, który zarządza kilkoma budynkami i potrzebuje osobnej historii dla każdego z nich.
• Brak potwierdzenia, że klient dokument otrzymał — samo wykonanie przeglądu nic nie daje, jeśli protokół zostaje tylko w segregatorze firmy serwisowej i nikt po stronie klienta nie może się nim posłużyć przy kontroli.

Żaden z tych braków sam w sobie nie jest wykroczeniem. Każdy z nich osłabia jednak protokół dokładnie w chwili, w której jest najbardziej potrzebny — jako dowód.

Podstawa prawna samego przeglądu

Protokół dokumentuje obowiązek, który wynika wprost z § 3 rozporządzenia MSWiA z 7 czerwca 2010 r. — gaśnice trzeba poddawać przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym nie rzadziej niż raz w roku, a producent może ten interwał skrócić. Ten sam paragraf, w ust. 2, nakazuje wykonywać przeglądy zgodnie z Polskimi Normami, dokumentacją techniczno-ruchową i instrukcjami producenta — to stamtąd, a nie z odrębnego wzoru, bierze się treść protokołu opisana wyżej.

Kto odpowiada za dopilnowanie terminu i co grozi za zaniedbanie, opisujemy szerzej w poradniku o przeglądach gaśnic.