Kto odpowiada za przeglądy PPOŻ — właściciel czy najemca?

Co do zasady za przeglądy PPOŻ w budynku odpowiada jego właściciel — wynika to z art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie przeciwpożarowej z 24 sierpnia 1991 r. (t.j. Dz.U. 2025 poz. 188). Obowiązek można jednak przenieść umową na zarządcę albo najemcę, który faktycznie korzysta z obiektu — mówi o tym art. 4 ust. 1a tej samej ustawy.

To rozróżnienie rzadko jest problemem, dopóki nikt go nie sprawdza. Kłopot zaczyna się przy kontroli straży pożarnej albo po szkodzie, gdy okazuje się, że nikt formalnie nie wziął na siebie obowiązku, który w umowie najmu został wspomniany jednym zdaniem albo wcale. Dla firmy serwisowej znajomość tego rozróżnienia bywa równie ważna: klient, który nie wie, kto u niego formalnie odpowiada za ppoż., często też nie wie, komu wystawić fakturę i z kim podpisać umowę na przeglądy. Poniżej opisujemy, co dokładnie obejmuje ten obowiązek, jak przenosi się go umową, kto może go wykonywać i gdzie leży wyjątek, który myli najwięcej osób — hydranty zewnętrzne.

Obowiązek ustawowy — co dokładnie zapewnia właściciel

Art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie przeciwpożarowej nakłada na właściciela, zarządcę lub użytkownika obiektu obowiązek zapewniania konserwacji oraz napraw urządzeń przeciwpożarowych i gaśnic w sposób gwarantujący ich sprawne i niezawodne funkcjonowanie. Sformułowanie jest szersze niż sam przegląd — obejmuje też naprawę, jeśli przegląd wykaże usterkę, i dotyczy całego wyposażenia ppoż. w obiekcie, nie tylko jego części.

Standard „sprawne i niezawodne funkcjonowanie” nie jest tylko formułą kancelaryjną — to on rozstrzyga, czy samo zamówienie przeglądu wystarczy, czy trzeba też usunąć wykryte usterki. Gaśnica z aktualną datą przeglądu, ale z widoczną usterką, nie spełnia tego standardu, nawet jeśli formalnie przegląd się odbył.

Częstotliwość doprecyzowuje § 3 rozporządzenia MSWiA z 7 czerwca 2010 r.: przeglądy techniczne i czynności konserwacyjne nie rzadziej niż raz w roku, chyba że producent w instrukcji wskazał krótszy interwał. To dolna granica, nie sztywny termin co dwanaście miesięcy — dla różnych urządzeń w tym samym budynku terminy mogą się od siebie różnić. Pełny rozkład cykli dla poszczególnych typów urządzeń opisaliśmy w artykule Przegląd gaśnic — co ile, kto może wykonać i co grozi za brak.

Obowiązek formalnie spoczywa na właścicielu budynku, ale ustawa od razu dopuszcza, że w jego miejsce może wejść zarządca albo użytkownik obiektu — a to jest przedmiotem kolejnej sekcji.

Zarządca i najemca — przeniesienie obowiązków umową

Obowiązki właściciela budynku z zakresu ppoż. można przenieść na inny podmiot umową cywilnoprawną — najmu, dzierżawy albo zarządzania nieruchomością. Podstawą jest art. 4 ust. 1a ustawy: strony same decydują, kto faktycznie bierze na siebie zapewnienie przeglądów i konserwacji.

W praktyce zakres obowiązków zarządcy trzeba wywodzić z treści umowy, nie z samego faktu zarządzania budynkiem. Jeśli umowa o zarządzanie albo najmu nie reguluje ppoż. wprost, zakres przeniesienia bywa sporny — dlatego lepiej uregulować go jednoznacznie. Bez wyraźnego zapisu odpowiedzialność najłatwiej przypisać właścicielowi, nawet jeśli to zarządca administruje budynkiem na co dzień i to on zamawia inne usługi techniczne.

W budynku z wieloma najemcami sytuacja bywa jeszcze bardziej rozmyta: część wspólna — klatki schodowe, korytarze — zwykle zostaje przy właścicielu albo zarządcy całego obiektu, a poszczególne lokale przy najemcach, jeśli tak ustalono w umowach. Zakres warto wpisać wprost: kto zamawia przeglądy, kto płaci, kto przechowuje protokoły. Ten sam zapis warto też odświeżyć przy każdej zmianie najemcy albo zarządcy, bo inaczej łatwo o sytuację, w której nowy najemca przejmuje lokal, a nikt formalnie nie przejął razem z nim obowiązku ppoż. Spór o to, kto miał zrobić przegląd, wychodzi zwykle dopiero przy kontroli PSP albo po szkodzie, kiedy zmiana zapisu w umowie jest już spóźniona.

Kto wykonuje przeglądy, a kto za nie odpowiada

Zapewnienie przeglądu i jego wykonanie to dwie różne rzeczy. Właściciel, zarządca albo najemca odpowiada za to, żeby przegląd w ogóle się odbył w terminie — wykonuje go zwykle zewnętrzna firma serwisowa albo technik zatrudniony przez zarządcę obiektu.

Prawo nie wymaga do tego państwowej licencji ani osobnych uprawnień — wymaga zgodności z instrukcją producenta i Polskimi Normami, a standardem rynkowym jest tzw. osoba kompetentna oraz zwykle autoryzacja producenta danego typu urządzenia. Przed podpisaniem umowy z firmą serwisową warto sprawdzić właśnie to: czy technik ma autoryzację producenta sprzętu, który ma przeglądać, a nie tylko ogólne doświadczenie w branży.

Sama umowa z firmą serwisową nie zwalnia z odpowiedzialności, jeśli wybór wykonawcy był niestaranny — to jeden z powodów, dla których lepiej prosić o potwierdzenie autoryzacji na piśmie, a nie polegać wyłącznie na deklaracji ustnej. Odpowiedzialność za dobór wykonawcy i tak spoczywa na podmiocie zobowiązanym, nie na techniku. Osobną kategorią są czynności wymagające kwalifikacji inspektora ochrony przeciwpożarowej (art. 4 ust. 2a–2b tej samej ustawy) — rutynowego przeglądu gaśnic czy hydrantów nie należy z nimi mylić.

Wyjątek: za hydranty zewnętrzne odpowiada właściciel sieci

Jeden przypadek regularnie myli nawet doświadczonych zarządców. Hydranty zewnętrzne, w przeciwieństwie do wewnętrznych, nie są objęte obowiązkiem właściciela budynku. Zgodnie z § 10 ust. 13 rozporządzenia MSWiA z 24 lipca 2009 r. w sprawie przeciwpożarowego zaopatrzenia w wodę przeglądy i konserwację hydrantów zewnętrznych co najmniej raz w roku zapewnia właściciel sieci wodociągowej przeciwpożarowej — najczęściej przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne albo gmina, nie właściciel obiektu, przy którym hydrant stoi.

Mylące bywa dodatkowo to, że hydrant zewnętrzny fizycznie stoi na terenie danej nieruchomości albo tuż przy jej granicy, co sugeruje, że to sprawa właściciela działki. O obowiązku decyduje przynależność urządzenia do sieci wodociągowej przeciwpożarowej. Zarządca budynku bywa mimo to stroną, która koordynuje dostęp do hydrantu na terenie posesji albo zgłasza usterkę do zarządcy sieci — to jednak czynności organizacyjne, nie przejęcie ustawowego obowiązku. Szczegóły, w tym różnicę między hydrantami naziemnymi a podziemnymi oraz cykl próby ciśnieniowej węży wewnętrznych, opisaliśmy w artykule Przegląd hydrantów wewnętrznych i zewnętrznych — co ile.

Jak udowodnić, że obowiązek został wykonany

Przepisy nie narzucają urzędowego wzoru protokołu z przeglądu, ale to właśnie protokół jest dowodem, że podmiot zobowiązany dopełnił swojego obowiązku — z datą, zakresem czynności i wynikiem. Przy kontroli PSP albo sporze o odszkodowanie to on, a nie ustne zapewnienie, rozstrzyga, czy przegląd faktycznie się odbył.

Dobra praktyka obejmuje identyfikację urządzenia, lokalizację, datę, wykonane czynności, wynik i termin kolejnego przeglądu, a przy zmianie zarządcy albo sprzedaży budynku komplet protokołów jest praktycznie jedynym dowodem, że poprzedni odpowiedzialny wywiązywał się z obowiązku. Co dokładnie powinien zawierać taki dokument, rozpisaliśmy w artykule Protokół przeglądu gaśnic — wzór i wymagana treść.

O wgląd w protokoły może poprosić strażak podczas czynności kontrolno-rozpoznawczych, ale też nowy zarządca przejmujący budynek albo ubezpieczyciel likwidujący szkodę — we wszystkich tych sytuacjach liczy się to samo: czy dokument istnieje i czy da się go szybko znaleźć. Dla firmy serwisowej, która przegląda sprzęt u kilkudziesięciu klientów, protokół ma sens tylko wtedy, gdy da się go powiązać z konkretnym urządzeniem i terminem następnego przeglądu. PPOŻ Manager przypisuje protokół do konkretnego urządzenia i klienta oraz sam pilnuje terminu kolejnej wizyty, więc odpowiedź na pytanie, czy dany przegląd został zrobiony i kiedy, nie wymaga przeszukiwania segregatora.

Co grozi za brak przeglądów

Art. 82 Kodeksu wykroczeń przewiduje za używanie urządzeń niepoddanych wymaganym kontrolom, jeśli może to przyczynić się do pożaru, areszt, ograniczenie wolności albo grzywnę — od 2 stycznia 2026 r. do 30 000 zł w postępowaniu sądowym i mandat do 5 000 zł. Pełne omówienie sankcji, w tym rolę straży pożarnej i ubezpieczyciela, opisaliśmy w artykule Przegląd gaśnic — co ile, kto może wykonać i co grozi za brak.